Disponibilidad, MTBF y MTTR: cuál de los tres le está mintiendo

Todo comité de mantenimiento del país presenta las mismas tres cifras: disponibilidad, MTBF y MTTR. Se presentan con un decimal, en verde o en rojo, y se discuten como si fueran mediciones.

Casi nunca lo son. No porque las fórmulas estén mal —son elementales— sino porque los datos que entran no soportan lo que se les pide. Y como el resultado sale con un decimal, parece preciso.

Vale la pena revisar los tres, no para dejar de usarlos, sino para saber cuál de los suyos es un número y cuál es una opinión con formato de número.

Disponibilidad: el denominador es el problema

La fórmula que todo el mundo usa:

Disponibilidad = tiempo operativo ÷ tiempo total programado

El numerador suele estar bien: si el equipo tiene horómetro o el proceso tiene registro de producción, el tiempo operativo es un dato duro.

El problema es el denominador, y en particular qué se decidió meter dentro de "tiempo total programado". Ahí caben tres decisiones que casi nunca están escritas en ninguna parte:

• ¿El mantenimiento preventivo programado cuenta como no disponible? Si no cuenta, usted puede subir la disponibilidad simplemente programando más paradas. El indicador premia lo contrario de lo que quiere.
• ¿Los turnos que la planta no operó por falta de materia prima cuentan? En un ingenio, la diferencia entre zafra y entrezafra cambia el número entero.
• ¿El equipo en espera de repuesto está no disponible, o está fuera de programa? Es la pregunta que más discusión genera, y la respuesta suele depender de quién presenta.

Ninguna de las tres respuestas es incorrecta por sí sola. Lo que es incorrecto es no tenerlas escritas, porque entonces cada mes se responden distinto según el resultado que convenga, y comparar enero con julio deja de significar algo.

La prueba es simple: pídale a dos personas de su equipo que calculen la disponibilidad del mismo activo el mismo mes, por separado. Si los números no coinciden, el indicador no está definido, está negociado.

MTBF: exige una definición de "falla" que casi nadie tiene

MTBF = tiempo operativo ÷ número de fallas

Aquí el numerador vuelve a estar bien y el denominador vuelve a ser el problema, pero por otra razón: casi ninguna planta tiene escrita una definición de falla que dos técnicos apliquen igual.

Un ejemplo real de cualquier planta:

Situación	¿Es una falla?
El equipo se detuvo solo	Sí, casi siempre se registra
El operario lo paró porque sonaba raro, y no era nada	¿?
El operario lo paró porque sonaba raro, y era un rodamiento	¿?
Se cambió una pieza en el preventivo porque estaba al límite	Casi nunca se registra
Se detuvo 40 segundos y volvió solo	Nunca se registra

Las tres filas del medio son las que deciden el número. Y son justamente las que dependen del criterio del que escribe.

Hay un segundo problema, más silencioso: las paradas cortas no se registran. Un equipo que se detiene cuarenta segundos, ocho veces al día, no genera ni una sola orden de trabajo. En el papel tiene un MTBF excelente. En la realidad es el equipo que más produccción le está costando, y el dato que lo probaría no existe porque nadie va a abrir una orden por cuarenta segundos.

Si su MTBF sube mes a mes sin que nadie haya hecho nada distinto, lo más probable es que no esté mejorando la confiabilidad: esté empeorando el registro.

MTTR: el que más se confunde, y el más útil cuando se separa

MTTR = tiempo total de reparación ÷ número de reparaciones

El MTTR es el indicador más malinterpretado de los tres, porque el "tiempo de reparación" que se registra casi siempre es el reloj de pared entre que el equipo paró y volvió a arrancar. Y ese reloj contiene cosas muy distintas:

1. Tiempo hasta que alguien se enteró de que paró.
2. Tiempo hasta que llegó un técnico.
3. Tiempo diagnosticando.
4. Tiempo esperando un repuesto.
5. Tiempo con la llave en la mano, reparando.
6. Tiempo de pruebas y arranque.

Sumadas, dan un número que no dice qué hacer. Un MTTR de seis horas puede significar que la reparación es difícil, o que el almacén está a veinte minutos, o que nadie avisó durante cuatro horas. Las tres tienen soluciones opuestas: formación, inventario o notificación.

Este es el indicador que más gana al desagregarse, y es el que más fácil se desagrega si el registro se hace en campo y con marca de tiempo automática: el sistema sabe cuándo se reportó, cuándo se asignó, cuándo el técnico empezó y cuándo cerró. No hay que pedirle a nadie que estime nada.

Cuando esa separación existe, la conversación cambia de "hay que bajar el MTTR" —que no le dice nada a nadie— a "el 60% del tiempo de reparación de las bombas es espera de repuesto", que es una decisión de inventario con nombre y apellido.

Los tres se sostienen sobre el mismo dato

Fíjese en el patrón: los tres indicadores dependen de que alguien registre, en el momento correcto, un hecho que ocurrió en la planta. Si ese registro se hace al final del turno, de memoria, sobre un formulario largo, ninguna fórmula lo va a arreglar después.

Por eso el orden de trabajo importa:

1. Primero, que el hecho quede registrado cuando ocurre, con marca de tiempo automática y con el mínimo de escritura manual posible.
2. Después, definir por escrito qué cuenta como falla y qué entra en el denominador de disponibilidad. Y que esa definición viva en el sistema, no en la cabeza del planeador.
3. Solo entonces, calcular los indicadores.

Hacerlo al revés —montar el tablero de indicadores primero y esperar que el dato llegue— es la razón por la que tantas plantas tienen tableros muy bonitos que nadie usa para decidir.

Una prueba de una tarde

Tome un activo crítico. Uno solo. Y responda estas cuatro preguntas con datos de los últimos seis meses:

• ¿Cuántas de sus paradas tienen hora de inicio registrada por un sistema, y cuántas la tienen escrita a mano?
• ¿Cuántas órdenes de trabajo de ese activo se cerraron el mismo día en que se ejecutaron?
• ¿Cuántas causas de falla distintas aparecen? Si son una o dos sobre veinte registros, la lista de causas no se está usando.
• ¿Puede separar, en al menos una parada, el tiempo de espera de repuesto del tiempo de reparación efectiva?

Si las cuatro respuestas son malas, sus tres indicadores son aritmética sobre humo. La buena noticia es que arreglarlo no empieza por comprar un módulo de confiabilidad: empieza por que el registro ocurra donde ocurre el trabajo.